Quando falamos em utilizar o tempo de forma eficaz, é imprescindível aprendermos a gerir as interrupções que ocorrem ao longo do dia. Para conseguires fazer isto, o primeiro passo é saberes exatamente o que são interrupções e o que não são.
Definição de interrupções
As interrupções são todas e quaisquer situações que exigem propositadamente a nossa atenção e nos obrigam a parar o que estamos a fazer. As interrupções podem ser válidas ou inválidas, dependendo da situação em questão. Por exemplo, se alguém interrompe o nosso trabalho porque precisa de ajuda urgente, essa interrupção é válida; se paramos o que estamos a fazer, porque recebemos uma notificação do Instagram no telemóvel, estamos perante uma interrupção inválida.
No entanto, qualquer uma delas deve ser identificada e gerida de forma a não afetar o nosso ritmo de trabalho e produtividade.
8 passos fundamentais para gerires interrupções:
- Tem consciência. Se estiveres consciente e atento a todas as interrupções do teu dia-a-dia será muito mais fácil conseguires geri-las.
2. Estipula horas específicas para falares com pessoas da tua vida profissional e pessoal. Quando trabalhamos de forma independente e gerimos o nosso tempo, estar sempre disponível para todos pode ser uma grande tentação. Estipula horários para as conversas pessoais e profissionais, e define claramente que nas horas estipuladas de trabalho não irás dar resposta a contatos pessoais, sejam mensagens ou telefonemas.
3. Aponta durante 2 semanas quais ou quem foram as tuas principais interrupções. Pode parecer uma tarefa maçadora, mas se apontares todas as interrupções durante duas semana, consegues encontrar um padrão e perceber o que é que está a desviar a tua atenção e precisas de evitar, e quem está a interromper-te constantemente fora das horas que estipulaste.
4. Agenda um período do dia para as interrupções válidas e urgentes. Se tiveres clientes ou fornecedores, por exemplo, que te ligam geralmente entre as 11h e as 13h, deves evitar fazer tarefas que requeiram a tua total atenção e concentração durante esse período do dia, porque é provável seres interrompido.
5. Aprende a dizer “não”. Quando alguém te interrompe num momento totalmente inapropriado para o teu ritmo de trabalho, diz-lhe simplesmente que não podes ajudá-lo naquele instante e que, assim que terminares, dar-lhe-ás toda a tua atenção.
6. Impõe os teus limites. Se fores interrompido por razões urgentes, mas, ainda assim, não puderes dedicar muita atenção a essas questões, impõe o teu limite. Diz à pessoa que só podes dar-lhe 5 ou 10 minutos de atenção.
7. Comunica com as pessoas que estão à tua volta. Sejam colegas de trabalho ou pessoas de família, deves partilhar quais é que são os teus planos para o dia e quando é que não é uma boa altura para seres interrompido.
8. Evita interrupções que consegues controlar. Não conseguimos controlar todas as interrupções à nossa volta, mas existem algumas que estão no nosso controlo – é o caso dos telemóveis. Quando estás a trabalhar, evita ter o telemóvel com som e as notificações ligadas.
Referência utilizada no desenvolvimento deste artigo: https://www.mindtools.com/a9eut8i/interruptions