Definir prioridades é uma competência muito importante quando pretendemos utilizar o nosso tempo de forma eficaz e sem nos sentirmos constantemente assoberbados.
Para conseguirmos priorizar todas as tarefas que temos, em primeiro lugar, devemos refletir sobre o que é que tem mais peso na nossa vida e analisar quais as tarefas que são urgentes e/ou importantes.
Matriz de Eisenhower
Dwight Eisenhower foi um general do exército americano aquando da Segunda Guerra Mundial e o autor da Matriz de Eisenhower. O general desenvolveu esta matriz como forma estratégica de organização e, hoje, passados tantos anos, continua a ser globalmente utilizada pelos benefícios de organização que traz.
Esta matriz divide as tarefas em 4 categorias: “urgentes e importantes”; “importantes, mas não urgentes”; “não importante, mas urgente” e “não importante e não urgente”.
Qual a diferença entre uma tarefa “urgente” e outra “importante”?
Segundo Eisenhower, as tarefas urgentes são aquelas que, habitualmente, associamos aos objetivos de outras pessoas, que exigem atenção imediata e que se não forem realizadas dentro do tempo limite podem acarretar consequências graves. As tarefas importantes não necessitam de ser feitas no imediato, mas ajudam-nos a alcançar os nossos objetivos.
Como definir prioridades segundo a Matriz de Eisenhower?
Para definir as tuas prioridades segundo a Matriz de Eisenhower, deves, primeiramente, fazer uma lista de todas as tuas tarefas. Em seguida, vais dividi-las segundo as 4 categorias mencionadas anteriormente:
- Importantes e Urgentes
- Importantes, mas não urgentes
- Não importantes, mas urgentes
- Não importantes, não urgentes
Como construir a Matriz de Eisenhower?
Depois de dividires as tuas tarefas pelas 4 categorias, saberás que aquelas que são “Importantes e Urgentes” são a prioridade e devem ser feitas imediatamente; as “Importantes e Não Urgentes” devem ser agendadas para uma hora do dia; as “Não Importantes, mas Urgentes” devem ser delegadas ou, se não for possível, devem ser reagendadas para outra altura; por fim, as tarefas “Não Importantes e Não Urgentes”devem ser eliminadas.
Para além desta técnica que apresentámos, quando se fala em definir prioridades, é importante lembrar que a priorização de tarefas deve estar sempre alinhada com os nossos objetivos a curto, médio e longo prazo e, ainda, que devemos deixar sempre espaço para o inesperado acontecer.
Figura 1 – Matriz de Eisenhower
Proposta de Trabalho:
- Faz uma lista de todas as tuas tarefas;
- Coloca em cada uma das tarefas a data em que tem de estar concluída. Esta data é uma boa pista sobre o grau de urgência e de importância de cada uma das tarefas;
- Assinala todas as tarefas que são urgentes e importantes. Define quanto tempo precisas para cada uma dessas tarefas, assim como o dia e hora em que a irás realizar e coloca-a na tua agenda ou na lista de lembretes;
- Assinala todas as tarefas que são importantes, mas não urgentes. Define quanto tempo precisas para cada uma dessas tarefas, assim como o dia e hora em que a irás realizar e coloca-a na tua agenda ou na lista de lembretes;
- Assinala todas as tarefas que não são importantes, mas são urgentes. Define quanto tempo precisas para cada uma dessas tarefas, assim como o dia e hora em que a irás realizar e coloca-a na tua agenda ou na lista de lembretes;
- Assinala todas as tarefas que não são importantes e não são urgentes. Define quanto tempo precisas para cada uma dessas tarefas, assim como o dia e hora em que a irás realizar e coloca-a na tua agenda ou na lista de lembretes;
- Regras de ouro: a) só é permitido reagendar as tarefas 1 vez. Se o fizeres mais que uma vez, existe algo de errado com a tua planificação que deve ser corrigido. Deves encontrar tempo e ajuda para corrigir isso. b) Sempre que surjam novas tarefas deves definir de imediato quando é que ela precisa estar pronta, quanto tempo precisas para realizar a tarefa e quando a irás realizar. Sempre que isso não seja possível de fazer logo, coloca na tua lista de tarefas, 1 tarefa para planear quando irás realizar essa tarefa. c) Se não seguires estas duas regras corres o risco de voltares a cair num ciclo de lista de tarefas intermináveis, e num stress continuo com a sensação de que não tens tempo para tudo.
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Referências utilizadas no desenvolvimento deste artigo: https://www.mindtools.com/al1e0k5/eisenhowers-urgentimportant-principle
https://www.mindtools.com/adwtc03/prioritization